korrespondens

Från: Jakob Brangstad
Meddelande: Hej käre registrator.
Jag arbetar i ett gestaltningsprojekt som kretsar kring offentlighet och transparens och har därför bestämt mig att jag behöver lära mig att begära ut offentliga handlingar. Dock kan jag inte finna något sätt att ta reda på vad för handlingar som finns tillgängliga. Därför önskar jag begära ut en slumpvis utvald offentlig handling från utbildnings- eller kulturdepartementet. Jag vill att den offentliga handlingen skall vara i digitalt format för att påskynda processen samt att handlingen är av visuell karaktär, alltså företrädesvis en bild.
Tusen tack på förhand.

---

Hej!

För att ta reda på vad det finns för offentliga handlingar så går det bra att komma hit på besök och titta i vårt diarium. Besöksadressen är Fredsgatan 8 (öppettider vardagar 0900-1600) i Stockholm. Det är stängt för lunch mellan 1200-1300.

Vi har inte digital hantering av handlingar utan vi arkiverar i pappersform. Huruvida vissa handlingar är visuella eller inte kan jag inte svara på utifrån vad som står i vårt diarium. Då måste man gå ut och bläddra manuellt i alla handlingar i arkivet, vilket vi inte har möjlighet att göra.

Om du inte har möjlighet att själv komma hit och söka i vårt diarium och vill ha en slumpvis utvald handling så föreslår jag att du bestämmer dig själv för en viss dag (eller period av dagar) så kan vi skicka ett utdrag ur diariet den valda perioden.

Du kan inte välja för lång period för bifogade filer i vår e-post kan inte vara för stora.

Utifrån denna lista så kan du sen välja någon handling som verkar intressant. Hur du sen väljer den är upp till dig själv. Som jag sagt tidigare så kan man inte utläsa av diariet om det är en visuell handling eller inte.

Hör av dig igen hur du vill ha det!

M. V. H.
Roine Wetterholm
Kulturdepartementets registrator

---

Hej!

Tack så hemskt mycket Roine för det utförliga svaret. Då provar jag såhär:

Härmed begär jag ett utdrag ut edert diarium gällande den 5 dec 2011. Om möjligt önskar jag få utdraget postat via E-post.

Har jag uppfattat det rätt om jag påstår att det är möjligt att få digitala kopior av diarium men inte av offentliga handlingar?

---

Hej!

Jag bifogar ett utdrag ur diariet enligt ditt önskemål.


Vad gäller din fråga avseende att ta del av handlingar digitalt så är det teoretiskt möjligt. Så här ligger det till:

Handlingar kommer in till oss på olika sätt - en del vi e-post och en del via papperspost. Handlingar som ska bevaras för framtiden (diarieföra och arkiveras) tas ut på papper om de kommer in digitalt.

Inkomna digitala handlingar finns kvar ett tag i vår e-postbrevlåda men eftersom bevarandet sker på papper så gallras denna med jämna mellanrum. Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse gallras så fort de är inaktuella. Ingen diarieföring sker normalt sett i dessa fall utan de förvaras i särskild ordning (e-postbrevlådan) hos registrator. Inbjudningar och förfrågningar till ministern skickas direkt till hennes kansli där man förvarar dem i särskild ordning. Handlingar som inte berör våra sakfrågor skickas till det departement som handhar frågan. Vi sparar inte dessa hos oss utan de gallras efter en viss tid. Mycket post är i form av s.k. "spam", reklam och annat oförståeligt material och detta gallras på en gång.

I förekommande fall så har det ibland hänt att vi scannat in handlingar till sådana som begärt ut dem, men eftersom våra scanningsmöjligheter är begränsade så se sker utlämnanden som regel i form av faxade kopior eller via vanlig postl.

Kopiering av handlingar är förknippat med en viss kostnad (man får 10 kopior gratis, sen kostar 11:e kopian 50 kr samt att det kostar 2 kr för varje ytterligare kopia.) Detta sker i linje med de riktlinjer som finns i något som kallas Avgiftsförordningen. Vi uppmuntrar därför personer - om de har möjlighet-  att komma till oss och läsa handlingarna om det är en större mängd.

Utifrån bifogat utdrag ur diariet för aktuell period så kan du återkomma om du valt en handling du vill ta del av. Sen får vi se på vilket sätt utlämnande enklast kan ske.

M. V. H.

Kulturdepartementets registrator



Kulturdepartementet Postlista 2011-11-05

---

Hej käre registrator!

Härmed begär jag ett utdrag ur Kulturdepartementets postlista 2011-12-05.

Ingivare SR Ekot, Lindau Jesper

Ärendemening Brev rörande offentlighet

Diarienummer Ku2011/1896/RFS

Handläggare Eka Maria


Om det finns möjlighet önskar jag tillhandahålla utdraget i digitalt format. Om endast papperskopiering är möjlig önskar jag att
utdraget är maximalt 10 sidor långt.


Kan jag begära ut en kopia av det meddelande som jag skriver på i skrivande stund?

---

Hej!

Om du med "Kan jag begära ut en kopia av det meddelande som jag skriver på i skrivande stund?" menar det här som du skrivit så kommer det här.

Din begäran om att ta del av handling (DIARIENR:Ku2011/1941/RFS) har jag skickat till enheten för åtgärd och svar.

M. V. H.

Kulturdepartementets registrator

---

Hej igen!


Jag vill bara omformulera min fråga samt ödmjukast be om ursäkt för all tid ni måste lägga ner på mina underliga funderingar.

Kan jag, om jag så önskar, begära ut en papperskopia av min korrespondens med er registratorer?

Eller är det så att ni enbart är lagbundna att ge mig en kopia i det format (papperskopia eller digitalt dokument) som är minst tidskrävande för er?

Om svaret är jakande på den senare frågan förutsätter jag att jag inte är berättigad att kräva ut en papperskopia av vår korrespondens då jag automatiskt får en kopia av hela vår mejlkonversation när jag får svar på detta mejlet.

Ponera att jag under vår korrespondens delger er information som faller under secretesslagen. Är du som registrator då tvungen att censurera den informationen ur kopian som jag får tillbaka? Eller är det enbart i fallet då någon annan än jag begär utdrag ur min korrespondens med registratorerna som det åligger er att kontrollera om det finns känslig information?

För att kunna testa detta i framtiden delger jag nu er om känslig information:
Jag, Jakob Brangstad, lider periodvis av en mildare form av acne och skulle personligen lida men om denna uppgift röjdes.

Sista frågan; Är jag berättigad att publicera vår korrespondens?


Härmed begär jag ett digitalt utdrag ur kulturdepartementets diarium gällande dagens datum 9 dec 2011. Jag önskar även delges referensnummer för denna specifika korrespondensen i den mån detta inte går att utläsa ur diariet.

---

Hej!
Jag bifogar en postlista från fredagen. Jag ber att få återkomma med svar på de andra spörsmålen.


M. V. H.

Kulturdepartementets registrator



Kulturdepartementet Postlista 2011-12-09

---

Hej!

Jag har full förståelse för väntetiden. Ni är viktiga och duktiga.
Får jag be om att ta del av måndagens postlista (2011-12-12) medan jag väntar?

Du får ursäkta mig, men jag måste få tillägga en fråga som jag inte kan finna svaret på någonstans:
Är det tillåtet för mig att publicera eran postlista och andra handlingar som ni delger mig om på internet?


Med vänliga hälsningar
Jakob Brangstad

---

Hej!

Här har du postlistan som efterfrågas! Din ytterligare fråga är skickad vidare för åtgärd.



M. V. H.
Roine Wetterholm
Kulturdepartementets registrator



Kulturdepartementet Postlista 2011-12-12

---

Vänligen se bifogad PDF-fil.




Vänliga hälsningar

Carin Wiklund
Rättssakkunnig
Kulturdepartementet, Enheten för rättsliga frågor och styrning
Swedish Ministry of Culture



Svar till Jakob Brangstad

---

Slutligen landade den begärda
offentliga handlingen på min dörrmatta.

Syftet med denna korrespondens

 har varit att utforska icke traditionella 

metoder att införskaffa information 

och bygga kunskap. 

Med andra ord har jag undersökt

 hur man kan lära sig. 

Att jag har byggt överflödiga kunskaper 

om hur systemet fungerar kan 

betraktas som en bonus.

Musikhjälpen

Under musikhjälpenveckan försökte jag åter igen sammanfoga mitt privatliv med skolarbetet. Jag ville att mitt arbete skulle bli en del av något större. För att ta mig förbi ett brådskande städprojekt som konkurrerade med både min skolarbetstid och fritid bjöd jag hem "ligga med p3" som sadlat om till städhjälp under veckan. Städinsatsen betalades med pengar som återfunnits under de tidigare fyra-fem städdagarna. Pengarna gick  oavkortat till musikhjälpens kamp för att alla flickor ska få rätt till utbildning.

Något som är anmärkningsvärt är att jag betraktade denna relativt stora summan pengar som en investering i en bättre värld. Det är ett nytt perspektiv för mig. Det tåls att tilläggas att jag mycket sällan engageras av välgörenhet och i synnerhet då det rör sig om ekonomiska donationer. Det har alltså skett en värderingsförskjutning som följd av ett engagemang.

 


P3städ frilade tid åt mig att skriva peppmusik för radiohjälpen. Låten mejlades in men etern visade sig vara allt för trång så jag fick skaffa twitterkonto och agera i de övriga sociala medierna och kring glasburen istället. Kring glasburen hamnade jag automatiskt i direktsänd TV, träffade offentliga personer som Mona Sahlin, Promoe och Mohammed Ali, träffade engagerade människor och hittade folk med insamlingsbössor som kompletterade min ukulele perfekt.

 


En viktig didaktisk lärdom från denna "musikhjälpenpsykos", som en vän kallade det, är att man kan finna kraft, lust och nya perspektiv till sitt skolarbete genom att använda rörelser och verksamheter som man engageras av. Dock fallerar det hela i och med bristande dokumentation. Det är svårt att tänka på allt när man är riktigt inne i något.


På ett personligt plan kan jag uppleva att detta korta engagemang har hjälpt mig att bryta med min cynism och hjälpt mig att återfinna tro på mänskligheten.  

Offentlighetsprincipen

Den här veckan är det ett gäng videologgar som har försvunnit spårlöst. Det finns en liten risk att jag av misstag har fotat mig själv och sedan talat högt för mig själv en lång stund istället för att spela in en videologg. Dock befarar jag att detta missöde beror på en försämring av min kära telefons senildementa tillstånd.

Hur som helst vill jag bara varna för att det kan vara svårare än vanligt att hänga med i min spretiga tankeprocess.

Det är framför allt ett viktigt segment som förklarar min metaprocess och hur jag börjat bygga upp rutiner för att försäkra mig om att jag kommer igång med mitt arbete varje dag som har försvunnit.

Rutinens syfte är att fungera som ett meddelande till hjärnan att arbetsdagen påbörjats. Första dagen bestod rutinen av kaffekokning följt av kaffeavnjutning till julkalendern. Successivt byggs rutinen vidare för att täcka upp andra behov som exempelvis psykiskt och fysiskt lugn och närvaro och att släppa in omvärlden i min tankevärld. I dagsläget består rutinen av kaffe, julkalender, citrusfrukt, improvisatorisk dans- och/eller sträckningsövning, någon form av sång, inspiration/input kopplad till projekttemat, radio och kanske en tidningsartikel.

Någonstans i inputsökandet har jag har jag snöat in på offentlighetsprincipen och börjat läsa lagtexter. Detta i kombination med annan input kring inlärning och auditivitet får mig att ringa regeringskansliet för att ta reda på hur man bär sig åt för att begära ut en offentlig handling utan att besöka  regeringskansliets forskarsal i Stockholm.

Tyvärr var min dygnsrytm i ofas med Svea rikes myndigheter vilket gjorde telefonkommunikation omöjlig men snart såg jag fördelarna med att bedriva kommunikation via mejl. Varje dag skrevs jag ett mejl och kunde förvänta mig ett svar nästkommande dag då departementet haft en hel arbetsdag på sig att svara. Jag upplevde känslan av att plantera något för att sedan invänta resultatet. Den andra fördelen var att mina mejl automatiskt sparas hos myndigheten.

Allt som skickas till en myndighet och lagras där är att betrakta som allmänna handlingar. Alltså är min korrespondens med myndigheterna angående att få ta del av offentliga handlingar i sig en allmän handling. Alla offentliga handlingar är allmänna handlingar men vissa allmänna handlingar faller under sekretesslagen och är därför inte offentliga.

Detta betyder att vem som helst, utan att behöva uppge sitt namn, har rätt att begära ut min korrespondens med myndigheterna. Om jag har förstått systemet rätt så åligger det myndigheten att kontrollera att handlingen är offentlig. Om någon information i handlingen bedöms kunna leda till att någon "lider men" om "uppgiften röjs" skall denna information på något vis censureras. När känslig information har eliminerats är handlingen att betrakta som offentlig. I det här videoklippet, som jag för övrigt avråder dig från att kolla på, berättar någon att hela Palmeutredningen begärdes ut för runt tjugo år sedan. Detta begärande, som enligt lag skall behandlas "skyndsamt", innebar att elva meter pärm med material skulle genomsökas och censureras från känslig uppgifter. Enligt berättarens utsago tvingades två tredjedelar av utredningen stanna av helt och hållet tills materialet var färdiggranskat.

Personligen har jag inget intresse i att lamslå en myndighet eller betala hundratals tusen kronor för papperskopior. Mitt intresse ligger i utforskandet och därför har jag planterat vad jag hoppas skall tolkas som känslig information i vår korrespondens. Sedan planerar jag att begära ut min egen korrespondens med departementet för att se hur de behandlar mina uppgifter. Dock tror jag att jag måste begära ut korrespondensen under  anonymt eller under fiktivt namn då jag redan har en kopia implicit i mejlet. Jag avvaktar med att publicera korrespondensen här då jag inte är helt hundra på om jag är tillåten att göra detta. Frågan är ställd till departementet men svar dröjer. Det är väl nån jävel som begärt ut Palmeutredningen igen antar jag...

Om dokumentation och att ta kontroll över sin handledning

Med denna text ämnar jag hjälpa mig själv, fungera som en metahandledning och bidraga till det gemensamma lärandet i såväl min utbildnings slutna sfär som i min framtida profession. Det är även en förklaring på varför jag verkade så hemlighetsfull under det senaste handledningsmötet samtidigt som min intention är att gestalta transparens.


Ponera att du var i mina skor. Du arbetar med ett gestaltningsarbete och är din egen lyckas smed. Det är enbart ditt ansvar att dina studier sköts, att din process drivs framåt och att denna dokumenteras. I den mån du inte söker mer handledning än den som är schemalagd ägnar klasskamrater och handledare maximalt en halvtimme åt just ditt projekt. Detta ligger till grund för en hel veckas arbete. Hur får du ut maximal effekt av denna korta stund?


Att samla och föreviga essensen i ett samtal genom att föra anteckningar med penna och papper har aldrig fungerat för mig. För mig personligen ter det sig som att mitt kunskapsbyggande fungerar effektivare genom att enbart lyssna och att ha en enklare bisyssla för att inte tappa intresset som t ex att doodla, eller telefonklottra på svenska.


Att föra anteckningar på en dator ger vissa betydelsefulla fördelar; den potentiella anteckningshastigheten är hög, redigeringsmöjligheterna och enkelheten i att radera sänker prestationskraven och öppnar för en slarvigare och därmed effektivare form av dokumentation, det är enkelt att röra sig mellan vad som antecknas just nu och vad som tidigare har antecknats för att strukturera anteckningarna, kronologin och talspråket i samtalet omöjliggör alltså inte en strukturerad dokumentation. Internetåtkomst öppnar datorn för möjligheten att kolla upp referenser och associationer i realtid.


Genom att spela in exempelvis ett handledningssamtal kan jag få handledning när jag behöver den som mest. Inspelningen ger mig en unik möjlighet att fokusera på att få ut precis den handledning som jag tror är som mest gynnsam för min progression. Gruppen besitter gemensamt en oerhört stor mängd kunskaper och handledningsförmågor. Jag har all möjlighet att ta kontroll över samtalet i den mån jag är medveten. Med rätt input kan jag få ut nästan precis vad jag vill av samtalet.


Då gruppen är omedveten om min inspelning kan jag orkestrera deltagarna att bygga ett auditivt verktyg åt mig som jag har specialanpassat för just mina syften. Eftersom jag slipper reflektera över samtalets innehåll i relation till min process i realtid, då samtalet äger rum, kan jag fokusera på att regissera samtalet. På så vis fylls samtalet med ett innehåll som jag bedömt vara relevant för den kommande veckans arbete och blir ett verktyg för att ta sig vidare. Betrakta din handledning som ett skådespel där du är regissör. Din input styr samtalets utgång. Dock kan du inte med full träffsäkerhet förutspå konsekvenserna av din input vilket försvårar manusförfattandet.


Manuset bör bestå av tankar kring vad du behöver ha med dig för att kunna arbeta självständigt i en veckas tid. Gör en konsekvensanalys av din tilltänkta input i förväg. Skådespelets improvisatoriska karaktär ställer stora krav på dig som regissör. Ge dig själv därför den tid du behöver för att besvara frågor som ställs till dig och gör gärna en enklare konsekvensanalys i stunden innan du svarar. Låt inte andras frågor styra dig. Om du inte ser att du kan svara på ett sätt som kommer generera ett produktivt samtal för dina syften kan du alltid be om en ny fråga eller att frågan omformuleras.


Klargör gärna för gruppen vad du önskar få ut av samtalet, t ex;


- Jag vill ha hjälp att ta mig vidare och vill undvika att försvara mig.
- Jag vill få kritik på mitt arbete för att se det ur ett nytt perspektiv.
- Jag vill bli peppad och få inspiration och referenser till allt som kan knyta an till mitt arbete.

Fortsatt förvirring

Förvirring

  [Fullskärm] 

  [Fullskärm] 

Öppenhet, transparens, offentlighet

Klicka här för att se
performancet i
fullskärm och HD.