Skolan och Jakob: korrespondens

Från: Jakob Brangstad
Meddelande: Hej käre registrator.
Jag arbetar i ett gestaltningsprojekt som kretsar kring offentlighet och transparens och har därför bestämt mig att jag behöver lära mig att begära ut offentliga handlingar. Dock kan jag inte finna något sätt att ta reda på vad för handlingar som finns tillgängliga. Därför önskar jag begära ut en slumpvis utvald offentlig handling från utbildnings- eller kulturdepartementet. Jag vill att den offentliga handlingen skall vara i digitalt format för att påskynda processen samt att handlingen är av visuell karaktär, alltså företrädesvis en bild.
Tusen tack på förhand.

Hej!

För att ta reda på vad det finns för offentliga handlingar så går det bra att komma hit på besök och titta i vårt diarium. Besöksadressen är Fredsgatan 8 (öppettider vardagar 0900-1600) i Stockholm. Det är stängt för lunch mellan 1200-1300.

Vi har inte digital hantering av handlingar utan vi arkiverar i pappersform. Huruvida vissa handlingar är visuella eller inte kan jag inte svara på utifrån vad som står i vårt diarium. Då måste man gå ut och bläddra manuellt i alla handlingar i arkivet, vilket vi inte har möjlighet att göra.

Om du inte har möjlighet att själv komma hit och söka i vårt diarium och vill ha en slumpvis utvald handling så föreslår jag att du bestämmer dig själv för en viss dag (eller period av dagar) så kan vi skicka ett utdrag ur diariet den valda perioden.

Du kan inte välja för lång period för bifogade filer i vår e-post kan inte vara för stora.

Utifrån denna lista så kan du sen välja någon handling som verkar intressant. Hur du sen väljer den är upp till dig själv. Som jag sagt tidigare så kan man inte utläsa av diariet om det är en visuell handling eller inte.

Hör av dig igen hur du vill ha det!

M. V. H.
Roine Wetterholm
Kulturdepartementets registrator

Hej!

Tack så hemskt mycket Roine för det utförliga svaret. Då provar jag såhär:

Härmed begär jag ett utdrag ut edert diarium gällande den 5 dec 2011. Om möjligt önskar jag få utdraget postat via E-post.

Har jag uppfattat det rätt om jag påstår att det är möjligt att få digitala kopior av diarium men inte av offentliga handlingar?

Hej!

Jag bifogar ett utdrag ur diariet enligt ditt önskemål.

Vad gäller din fråga avseende att ta del av handlingar digitalt så är det teoretiskt möjligt. Så här ligger det till:

Handlingar kommer in till oss på olika sätt - en del vi e-post och en del via papperspost. Handlingar som ska bevaras för framtiden (diarieföra och arkiveras) tas ut på papper om de kommer in digitalt.

Inkomna digitala handlingar finns kvar ett tag i vår e-postbrevlåda men eftersom bevarandet sker på papper så gallras denna med jämna mellanrum. Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse gallras så fort de är inaktuella. Ingen diarieföring sker normalt sett i dessa fall utan de förvaras i särskild ordning (e-postbrevlådan) hos registrator. Inbjudningar och förfrågningar till ministern skickas direkt till hennes kansli där man förvarar dem i särskild ordning. Handlingar som inte berör våra sakfrågor skickas till det departement som handhar frågan. Vi sparar inte dessa hos oss utan de gallras efter en viss tid. Mycket post är i form av s.k. "spam", reklam och annat oförståeligt material och detta gallras på en gång.

I förekommande fall så har det ibland hänt att vi scannat in handlingar till sådana som begärt ut dem, men eftersom våra scanningsmöjligheter är begränsade så se sker utlämnanden som regel i form av faxade kopior eller via vanlig postl.

Kopiering av handlingar är förknippat med en viss kostnad (man får 10 kopior gratis, sen kostar 11:e kopian 50 kr samt att det kostar 2 kr för varje ytterligare kopia.) Detta sker i linje med de riktlinjer som finns i något som kallas Avgiftsförordningen. Vi uppmuntrar därför personer - om de har möjlighet- att komma till oss och läsa handlingarna om det är en större mängd.

Utifrån bifogat utdrag ur diariet för aktuell period så kan du återkomma om du valt en handling du vill ta del av. Sen får vi se på vilket sätt utlämnande enklast kan ske.

M. V. H.

Kulturdepartementets registrator

Kulturdepartementet Postlista 2011-11-05

Hej käre registrator!

Härmed begär jag ett utdrag ur Kulturdepartementets postlista 2011-12-05.

Ingivare SR Ekot, Lindau Jesper

Ärendemening Brev rörande offentlighet

Diarienummer Ku2011/1896/RFS

Handläggare Eka Maria

Om det finns möjlighet önskar jag tillhandahålla utdraget i digitalt format. Om endast papperskopiering är möjlig önskar jag att
utdraget är maximalt 10 sidor långt.

Kan jag begära ut en kopia av det meddelande som jag skriver på i skrivande stund?

Hej!

Om du med "Kan jag begära ut en kopia av det meddelande som jag skriver på i skrivande stund?" menar det här som du skrivit så kommer det här.

Din begäran om att ta del av handling (DIARIENR:Ku2011/1941/RFS) har jag skickat till enheten för åtgärd och svar.

M. V. H.

Kulturdepartementets registrator

Hej igen!

Jag vill bara omformulera min fråga samt ödmjukast be om ursäkt för all tid ni måste lägga ner på mina underliga funderingar.

Kan jag, om jag så önskar, begära ut en papperskopia av min korrespondens med er registratorer?

Eller är det så att ni enbart är lagbundna att ge mig en kopia i det format (papperskopia eller digitalt dokument) som är minst tidskrävande för er?

Om svaret är jakande på den senare frågan förutsätter jag att jag inte är berättigad att kräva ut en papperskopia av vår korrespondens då jag automatiskt får en kopia av hela vår mejlkonversation när jag får svar på detta mejlet.

Ponera att jag under vår korrespondens delger er information som faller under secretesslagen. Är du som registrator då tvungen att censurera den informationen ur kopian som jag får tillbaka? Eller är det enbart i fallet då någon annan än jag begär utdrag ur min korrespondens med registratorerna som det åligger er att kontrollera om det finns känslig information?

För att kunna testa detta i framtiden delger jag nu er om känslig information:
Jag, Jakob Brangstad, lider periodvis av en mildare form av acne och skulle personligen lida men om denna uppgift röjdes.

Sista frågan; Är jag berättigad att publicera vår korrespondens?

Härmed begär jag ett digitalt utdrag ur kulturdepartementets diarium gällande dagens datum 9 dec 2011. Jag önskar även delges referensnummer för denna specifika korrespondensen i den mån detta inte går att utläsa ur diariet.

Hej!
Jag bifogar en postlista från fredagen. Jag ber att få återkomma med svar på de andra spörsmålen.

M. V. H.

Kulturdepartementets registrator

Kulturdepartementet Postlista 2011-12-09

Hej!

Jag har full förståelse för väntetiden. Ni är viktiga och duktiga.
Får jag be om att ta del av måndagens postlista (2011-12-12) medan jag väntar?

Du får ursäkta mig, men jag måste få tillägga en fråga som jag inte kan finna svaret på någonstans:
Är det tillåtet för mig att publicera eran postlista och andra handlingar som ni delger mig om på internet?

Med vänliga hälsningar
Jakob Brangstad

Hej!

Här har du postlistan som efterfrågas! Din ytterligare fråga är skickad vidare för åtgärd.

M. V. H.
Roine Wetterholm
Kulturdepartementets registrator

Kulturdepartementet Postlista 2011-12-12

Vänligen se bifogad PDF-fil.

Vänliga hälsningar

Carin Wiklund
Rättssakkunnig
Kulturdepartementet, Enheten för rättsliga frågor och styrning
Swedish Ministry of Culture

Svar till Jakob Brangstad

Slutligen landade den begärda
offentliga handlingen på min dörrmatta.